So unterstützt der Bot Ihre Kanzlei

Szenario: Steuererklärungsfristen rücken näher, aber viele Mandanten haben ihre Unterlagen noch nicht eingereicht. Ihr Team müsste jeden einzeln abtelefonieren.

• check_circleBot ruft Mandanten automatisch an und erinnert an offene Fristen
• check_circleFragt ab, welche Unterlagen noch fehlen
• check_circleBietet direkt einen Upload-Link per SMS an
• check_circleEskaliert an Sachbearbeiter, wenn Frist kritisch wird
• check_circleDokumentiert den Kontaktversuch automatisch

Szenario: Ein potenzieller Mandant ruft an, aber alle Mitarbeiter sind in Besprechungen. Ohne den Bot: verpasster Anruf, verlorener Mandant.

• check_circleBot begrüßt Anrufer professionell mit Kanzleinamen
• check_circleErfasst Name, Kontaktdaten und Anliegen
• check_circleStellt Vorqualifizierungs-Fragen (Privat/Gewerbe, Umsatzgröße)
• check_circleLeitet qualifizierte Leads direkt an den zuständigen Steuerberater
• check_circleVersendet automatisch eine Willkommens-E-Mail mit nächsten Schritten

Szenario: Mandanten rufen regelmäßig an, um den Status ihrer Steuererklärung, ihres Jahresabschlusses oder eines Einspruchs zu erfragen. Das kostet Ihr Team wertvolle Zeit.

• check_circleBot identifiziert den Mandanten anhand seiner Telefonnummer
• check_circleGibt Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstatus
• check_circleInformiert über voraussichtliche Fertigstellungstermine
• check_circleLeitet komplexe Rückfragen an den Sachbearbeiter weiter
• check_circleProtokolliert die Anfrage für die Kanzlei-Dokumentation

Szenario: Ein Mandant möchte einen Besprechungstermin. Statt E-Mail-Pingpong oder Rückruf übernimmt der Bot die komplette Terminkoordination.

• check_circleBot prüft Verfügbarkeiten im Kanzleikalender in Echtzeit
• check_circleSchlägt passende Termine vor und bucht direkt ein
• check_circleVersendet Terminbestätigung und Erinnerung per SMS/E-Mail
• check_circleFragt vorab benötigte Unterlagen ab
• check_circleIntegriert sich nahtlos mit DATEV und gängigen Kalendersystemen

Szenario: Viele Anrufe betreffen einfache Fragen: Wann hat die Kanzlei geöffnet? Bis wann muss die Steuererklärung abgegeben werden? Diese Routine-Anfragen binden Kapazitäten.

• check_circleBot beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten und Erreichbarkeit
• check_circleInformiert über aktuelle Steuerfristen und Änderungen
• check_circleGibt allgemeine Auskünfte zu Leistungen der Kanzlei
• check_circleVerweist bei Bedarf auf die Kanzlei-Website oder das Mandantenportal
• check_circleAußerhalb der Sprechzeiten: nimmt Rückrufwünsche entgegen