So unterstützt der Bot Ihre Kanzlei

Szenario: Frau Müller ruft abends um 19:30 an, um einen Termin für ihre Einkommensteuererklärung zu vereinbaren. Der Bot prüft die Verfügbarkeit von Steuerberater Herrn Weber, schlägt drei Optionen vor und bucht den Termin — inklusive Bestätigungs-SMS.

• check_circleMandanten buchen Beratungstermine rund um die Uhr direkt im Kanzleikalender
• check_circleBot prüft Verfügbarkeiten in Echtzeit und schlägt passende Optionen vor
• check_circleVersendet Terminbestätigung und Erinnerung per SMS/E-Mail
• check_circleFragt vorab benötigte Unterlagen ab — Mandant kommt vorbereitet
• check_circleIntegriert sich nahtlos mit DATEV und gängigen Kalendersystemen

Szenario: Herr Schmidt, Einzelunternehmer, ruft an und fragt, bis wann seine Steuererklärung 2025 abgegeben werden muss. Der Bot informiert ihn: 31. Juli 2026 bei Selbstabgabe, 28. Februar 2027 bei Steuerberater-Vertretung — und bietet an, eine Erinnerung 4 Wochen vorher zu senden.

• check_circleAutomatische Auskunft über alle relevanten Abgabefristen (ESt, USt-VA, Jahresabschluss)
• check_circleProaktive Erinnerungsanrufe vor nahenden Fristen
• check_circleIndividuelle Fristen je nach Mandantentyp (Selbstabgabe vs. Steuerberater)
• check_circleEskaliert an Sachbearbeiter, wenn Frist kritisch wird
• check_circleDokumentiert jeden Kontaktversuch automatisch

Szenario: Die GmbH-Geschäftsführerin Frau Klein ruft an, weil sie wissen will, welche Belege für den Jahresabschluss noch fehlen. Der Bot gleicht mit der Checkliste ab, nennt die drei fehlenden Positionen (BWA Dezember, Bankbelege Q4, Inventarliste) und sendet ihr einen sicheren Upload-Link.

• check_circleBot informiert Mandanten über fehlende Unterlagen aus der Checkliste
• check_circleSendet sichere Upload-Links per SMS oder E-Mail
• check_circleAutomatische Erinnerung bei ausstehenden Belegen
• check_circleReduziert Rückfragen an Sachbearbeiter um bis zu 70%
• check_circleBesonders wertvoll während der Jahresabschluss-Hochphase (Januar–März)

Szenario: Herr Bauer ruft zum dritten Mal diese Woche an, um zu fragen, ob sein Einkommensteuerbescheid 2024 schon da ist. Der Bot prüft den Status und teilt mit, dass der Bescheid am Vortag eingegangen ist und zur Prüfung beim Sachbearbeiter liegt — ohne dass ein Mitarbeiter unterbrochen wird.

• check_circleBot identifiziert den Mandanten anhand seiner Telefonnummer
• check_circleGibt Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstatus
• check_circleInformiert über voraussichtliche Fertigstellungstermine
• check_circleLeitet komplexe Rückfragen an den zuständigen Sachbearbeiter weiter
• check_circleProtokolliert die Anfrage für die Kanzlei-Dokumentation

Szenario: Herr Yilmaz möchte seine neu gegründete UG steuerlich betreuen lassen. Der Bot fragt nach Gründungsdatum, Branche (Gastronomie), Mitarbeiterzahl und aktuellem Umsatz — und leitet den qualifizierten Lead mit allen Daten an die Kanzlei weiter.

• check_circleStrukturierte Erfassung: Unternehmensform, Branche, Beratungsbedarf
• check_circleVorqualifizierung nach Kanzlei-Kriterien (Umsatzgröße, Komplexität)
• check_circleAutomatische Willkommens-E-Mail mit nächsten Schritten
• check_circleKein potenzieller Mandant geht mehr verloren — auch außerhalb der Bürozeiten
• check_circleQualifizierte Leads werden direkt an den passenden Steuerberater weitergeleitet

Szenario: Die Büro-Managerin Frau Richter vom Mandanten Autohaus Engel ruft an, weil ein Mitarbeiter eine Verdienstbescheinigung für die Bank braucht. Der Bot nimmt die Anfrage auf, identifiziert den zuständigen Lohnbuchhalter und erstellt ein Ticket mit Priorität.

• check_circleAnfragen zu Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen oder Bescheinigungen
• check_circleBot erkennt den Mandanten und ordnet den zuständigen Sachbearbeiter zu
• check_circleErstellt automatisch priorisierte Tickets im Kanzlei-System
• check_circleReduziert Unterbrechungen für das Lohnbuchhaltungs-Team erheblich
• check_circleBesonders relevant für Kanzleien mit vielen Lohn-Mandanten

Szenario: Frau Dr. Berger, langjährige Mandantin, ruft an. Der Bot erkennt sie anhand der Rufnummer, begrüßt sie namentlich und fragt nach ihrem Anliegen. Da es um eine Erbschaftsteuer-Frage geht, verbindet der Bot direkt zu Frau Koch, der Spezialistin — ohne Warteschleife am Empfang.

• check_circleAnrufer-Erkennung anhand der Telefonnummer — persönliche Begrüßung
• check_circleThemenbasierte Weiterleitung an den richtigen Fachbereich
• check_circleKeine Warteschleife am Empfang — direkter Durchstieg
• check_circleRückruf-Vereinbarung wenn der Ansprechpartner nicht verfügbar ist
• check_circleVIP-Mandanten können priorisiert behandelt werden

Szenario: Während der Jahresabschluss-Hochphase im März klingelt das Telefon 40-mal am Tag. Der Bot fängt 70% der Anrufe ab — Terminbuchungen, Fristenauskunft, Belegstatus — und das dreiköpfige Kanzleiteam kann sich auf die Bilanzierung konzentrieren.

• check_circleRund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit — auch abends, am Wochenende und an Feiertagen
• check_circleEntlastet das Team in Spitzenzeiten (Januar–Juli) erheblich
• check_circleFängt Routine-Anrufe ab, damit Fachkräfte ungestört arbeiten können
• check_circleNimmt Rückrufwünsche entgegen und priorisiert nach Dringlichkeit
• check_circleKein Mandant hört mehr ein Besetztzeichen oder landet auf dem Anrufbeantworter